PORTARIA nº 515, DE 14 DE MARÇO DE 2012
CONSIDERANDO as Normas para Gestão de Espaço Físico na UNIFESP aprovada em sessão ordinária de 03/12/2008 do Conselho Técnico Administrativo,
CONSIDERANDO a Nota Técnica expedida pela Procuradoria Federal junto à UNIFESP, referente aos procedimentos relativos às locações de imóveis,
CONSIDERANDO os apontamentos expedidos pela Controladoria-Geral da União, Tribunal de Contas da União e Ministério Público sobre a melhoria da gestão dos imóveis da UNIFESP,
CONSIDERANDO a criação dos Campi São Paulo, Diadema, Guarulhos, São José dos Campos, Baixada Santista e Osasco,
O Reitor da Universidade Federal de São Paulo, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, RESOLVE:
Art. 1º - Descentralizar os procedimentos referentes à Ordenação de Despesas de locações de imóveis aos Diretores dos Campi, nos moldes da presente portaria.
Art. 2º - Caberá ao Diretor do Campus:
I.Realizar o ordenamento das despesas para a formalização das Notas de Empenho;
II.Autorizar o pagamento dos valores referentes aos gastos do imóvel;
III.Autorizar os procedimentos licitatórios afins do processo;
IV.Supervisionar o trabalho dos setores executivos dos procedimentos acima indicados.
Parágrafo Único – Todos os procedimentos indicados no artigo 2º desta portaria se referem a locações de imóveis.
Art. 3º - Caberá ao Departamento Administrativo do Campus:
I.Providenciar toda a documentação necessária para a instrução processual na celebração e no acompanhamento do contrato de locação de imóvel;
II. Elaborar as solicitações de pagamentos e após a devida autorização do Diretor do Campus realizar a sua liquidação;
III.Elaborar as solicitações de empenhos e após a devida autorização do Diretor do Campus realizar a sua elaboração;
IV.Realizar os procedimentos licitatórios se for o caso;
V.Acompanhar junto aos responsáveis de cada imóvel o envio da documentação comprobatória da utilização;
VI.Elaborar, considerando a legislação cabível e pareceres da procuradoria jurídica, as minutas dos instrumentos necessários à formalização dos contratos;
VII.Cadastrar e manter atualizado o registro de todos os contratos nos sistemas governamentais e internos, incluindo as informações necessárias e suficientes à publicidade, com vistas ao acompanhamento dos ajustes em execução na UNIFESP.
VIII.Manter a memória dos contratos encerrados.
IX.Manter sob sua guarda todos os contratos em vigor.
X.Prestar ao Responsável do Imóvel todo apoio necessário ao bom desempenho de suas atribuições.
XI.Apurar, se houver a necessidade, os índices de reajuste de valor nos contratos, para que o órgão responsável por essa atividade possa negociá-los;
XII.Fazer as publicações dos contratos no Diário Oficial da União e sistemas de comunicação da UNIFESP, cumprindo os prazos legais.
XIII.Zelar pelo controle dos prazos, alertando o Responsável do Imóvel em 180 dias antes do término do contrato, reiterando oficialmente em 90 e 30 dias, respectivamente, antes do término do contrato;
XIV.Pesquisar, quando necessário, a disponibilidade de imóveis para locação;
XV.Fornecer à Comissão de Espaço Físico as informações necessárias para o desenvolvimento das suas atividades;
XVI.Verificar compatibilidade do período de uso do imóvel com a vigência do contrato sem prejuízo aos cofres públicos.
Parágrafo Único – O Departamento Administrativo poderá delegar totalmente ou parcialmente a um setor subordinado os procedimentos elencados no artigo 3º.
Art. 4º - Caberá ao Responsável do Imóvel:
I.Realizar a fiscalização do contrato de locação;
II.Encaminhar trimestralmente relatório de utilização do imóvel bem como sempre que solicitado;
III.Realizar a Solicitação de Espaço Físico, de acordo com as Normas para Gestão de Espaço Físico na UNIFESP, nos momentos oportunos;
IV.Se responsabilizar pelas informações prestadas quanto à utilização e demais fatos.
Parágrafo Primeiro – Será designado um servidor para atuar como Responsável do Imóvel para cada contrato de locação.
Parágrafo Segundo – Preferencialmente, por conhecer seus procedimentos e necessidades, deverá ser indicado o Chefe do Setor.
Art. 5º - Os participantes do processo de locação de imóvel deverão respeitar os procedimentos abaixo indicados:
I.Formalização da solicitação de necessidade de imóvel, juntamente com as devidas justificativas e comprovações, de acordo com as Normas para Gestão de Espaço Físico na UNIFESP;
II.Busca por imóveis compatíveis junto a outros órgãos públicos – na ausência de imóveis disponíveis, verificar imóveis passíveis de locação na região necessária;
III.Caso seja uma renovação de contrato, deverá ser verificado se não possui outro imóvel disponível junto a outros órgãos públicos ou se não há outro imóvel em locação que melhor atenda ao serviço;
IV.Caso se decida pela locação de imóvel (ou renovação de um contrato atual), deverá ser verificado se a contratação estaria enquadrada no artigo 24, inciso X (dispensa de licitação). Se enquadrando, deverão ser observados alguns pressupostos: justificar a utilidade do imóvel nas atividades da UNIFESP, descrever os predicados técnicos e de localidade que levaram à escolha do imóvel e demonstrar de forma irrefutável as vantagens econômicas – a compatibilidade do preço ao valor de mercado através de um laudo avaliativo e comparação com o mercado;
V.Após se esgotar os requisitos para a dispensa de licitação, deve-se analisar a regularidade fiscal do imóvel e do proprietário – verificar a situação do registro do imóvel, verificando se o proprietário coincide com o locador e se há algum ônus sobre o bem que restrinja a sua utilização. Deve-se também realizar a consulta do cadastro do locador no SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores);
VI.Superando todas as etapas de comprovações, deve-se anexar os documentos: Certidão Negativa de Débitos de IPTU, licença de ocupação do imóvel, laudo de vistoria do corpo de bombeiros e planta baixa do imóvel.
Art. 6º - Os imóveis não poderão em hipótese alguma permanecer fechados e sem atividades, devendo ser devolvido sempre que não se for necessário.
Parágrafo primeiro – Apenas será admitido o imóvel estar sem atividades em casos de obras ou reformas, somente pelo período extremamente necessário.
Parágrafo segundo – Caso seja identificado imóvel fechado ou sem atividades, deverá ser apurado através de sindicância, sendo passível de penalizações a quem lhe deu causa.
Art. 7º - Todas as obras, reformas ou adaptações deverão ser aprovadas pelo proprietário através de documento.
Parágrafo único – De acordo com o disposto nas Normas para Gestão de Espaço Físico na UNIFESP, não poderão ser gastos em obras, reformas ou adaptações – para ocupação e devolução - valores superiores a 10% do valor venal do imóvel
Art. 8º - É vedada a celebração de contrato de locação junto a servidores da UNIFESP, bem como cônjuge, companheiro ou parente em linha reta ou colateral, por consanguinidade ou afinidade, até o terceiro grau de servidores da instituição.
Art. 9º - Somente poderão ser celebrados os contratos de locação utilizando-se a minuta padrão, constante do ANEXO I da presente portaria.
Parágrafo único – Qualquer alteração da minuta constante no ANEXO I deverá ser previamente autorizada, por escrito, pela Pró-Reitoria de Administração.
Art. 10º - Após a abertura do processo de locação, deverá ser solicitada aprovação à Pró-Reitoria de Administração, onde será verificado se há disponibilidade orçamentária e se há autorização do Ministério da Educação para assim ser dado o prosseguimento no processo.
Art. 11º - Todos os procedimentos aqui descritos serão fiscalizados pela Reitoria e Pró-Reitorias, podendo intervir em qualquer fase do processo de locação de imóvel, solicitando justificativas, documentações e demais informações.
Art. 12º - Antes de tramitar os autos processuais à fase subsequente as instâncias administrativas envolvidas nos processos de compras e contratação de serviços e imóveis deverão, obrigatoriamente efetuar a verificação documental do processo com o preenchimento do formulário de acompanhamento do processo de compra existente à contracapa dos autos.
Parágrafo único – O responsável pelo ato de verificação deverá ser identificado e aposta sua respectiva rubrica ao lado do item indicado.
Art. 13º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Prof. Dr. WALTER MANNA ALBERTONI
Reitor
Documento assinado no original
Publicado BI/DRH de 21/03/2012
