PORTARIA Nº 1434, DE 30 DE AGOSTO DE 2010
Regula o procedimento para autuação de processo acessório, em vista da necessidade de acompanhamento processual e de racionalização dos trâmites de liquidação e pagamento de despesas pelos campi da UNIFESP.
O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO – UNIFESP, no uso das atribuições que lhe confere o Decreto Presidencial de 5 de fevereiro de 2009, publicado no D.O.U., Seção 2, de 6 de fevereiro de 2009;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº. 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;
CONSIDERANDO o disposto na Portaria Normativa nº 05 de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
CONSIDERANDO a necessidade da UNIFESP em racionalizar seus procedimentos de acompanhamento processual, liquidação e pagamento de despesas referentes às aquisições e contratações por ela realizadas;
CONSIDERANDO a obrigação da UNIFESP de não prejudicar o curso dos processos principais e
RESOLVE
Art. 1º Definir os procedimentos para autuação de processo acessório para acompanhamento processual, liquidação e pagamento de despesas.
§ 1º A viabilidade para abertura de processo acessório será determinada pelas razões de conveniência e necessidade de cada campus.
§ 2º Poderá ser aberto processo acessório para:
I - acompanhamento processual, quando a licitação previr a celebração de Termo de Contrato ou Ata de Registro de Preços; e
II - liquidação e pagamento de despesas, nos casos não indicados no inciso anterior, quando necessário à regular tramitação dos processos, ao controle, à fiscalização e à celeridade processual.
Art. 2º A abertura de processo acessório será de responsabilidade do Setor/Divisão de Protocolo de cada campus, por intermédio da lavratura de Termo de Abertura, devidamente solicitado e autorizado pelo respectivo Departamento Administrativo/Importação e Compras, nos termos do Art. 6º da Lei nº. 9.784/99.
§ 1º O registro da abertura do processo acessório será realizado nos termos do anexo desta portaria.
§ 2º Uma cópia do Termo de Abertura e da solicitação deverá ser encaminhada ao Departamento Administrativo/Importação e Compras do campus, que procederá à sua juntada nos autos do processo principal.
Art. 3º No caso de supervenientes termos aditivos, contratações ou aquisições no processo principal, a Diretoria Administrativa/Importação e Compras do campus encaminhará para a Divisão de Controladoria/Departamento de Gestão Financeira, por meio de memorando, os documentos previstos nos incisos II a V do art. 5º, quando aplicáveis.
Art. 4º Após a abertura do processo acessório, nos termos do inciso II, do §2º, do Art. 1º, o Setor/Divisão de Protocolo de cada campus o encaminhará à respectiva Divisão de Controladoria/Departamento de Gestão Financeira para aguardar a chegada das notas fiscais e proceder à sua liquidação e pagamento.
Art. 5º Deverão ser necessariamente anexados ao processo acessório, conforme o caso:
I. Cópia do Termo de Homologação da licitação;
II. Cópia do Contrato, Termo Aditivo ou da Ata de Registro de Preços devidamente assinados;
III. Cópia do Resultado de Licitação (RL);
IV. Cópia da Nota de Empenho;
V. Cópia da Ordem de Fornecimento/Serviço;
VI. Nota fiscal devidamente atestada; e
VII. Ordem de pagamento.
§ 1°. A via original dos documentos mencionados neste artigo deverá permanecer nos autos principais, exceto quando se tratar de processo acessório para acompanhamento processual, no qual os documentos referidos nos incisos II a VII deste artigo serão autuados.
§ 2º. A solicitação de abertura do processo acessório a que se refere o Art. 2º deverá ser obrigatoriamente acompanhada dos documentos constantes:
I – do Art. 5º, incisos I a II, quando se tratar de processo acessório para acompanhamento processual previsto no inciso I, do § 2º do art. 1º; e
II – do Art. 5º, incisos I a V, quando se tratar de processo acessório para liquidação e pagamento de despesas previsto no inciso II, do § 2º do art. 1º.
Art. 6º Após cada pagamento, o processo acessório deverá ser encaminhado imediatamente à Divisão de Controladoria do respectivo campus.
Parágrafo único. Exclusivamente no campus São Paulo, o processo acessório permanecerá no Departamento de Gestão Financeira para futuras liquidações e pagamentos de despesas.
Art. 7º Não restando pendências no processo acessório, o Departamento competente deverá encaminhá-lo ao Departamento Administrativo/Importação e Compras do campus responsável pelo processo principal para que em seu setor de protocolo seja realizada a juntada por apensação.
Art. 8º Deverão ser realizadas alterações no Sistema de Trâmites da UNIFESP para vincular o processo principal aos seus acessórios, de modo a possibilitar a abertura e o devido acompanhamento processual entre os campi.
Art. 9º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Walter Manna Albertoni
Reitor
Documento assinado no original
Publicado BI/DRH de 02/09/2010
ANEXO
Procedimento para Registro de processo acessório
1. Processo acessório para acompanhamento processual.
1.1. Quanto se tratar de contrato
1.1.1. Registro no processo acessório
1.1.1.1. Deve-se registrar no campo “ASSUNTO”: “PROCESSO ACESSÓRIO PARA ACOMPANHAMENTO DO PROCESSUAL: CONTRATO nº XXX/XXXX – Campus XXXXXXXXXXXXXXXXXXX”.
1.1.2. Registro no processo principal
1.1.2.1. Deve-se registrar no campo “observação”:“REALIZADA A ABERTURA DE PROCESSO ACESSÓRIO A ESTE, Nº 23089.XXXXXX/XXXX-XX, REFERENTE AO ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL DO CONTRATO nº XXX/XXXX – Campus XXXXXXXXXXXXXXXXXXX”.
1.2. Quando se tratar de ata de registro de preços
1.2.1. Registro no processo acessório
1.2.1.1. Deve-se registrar no campo “ASSUNTO”: “PROCESSO ACESSÓRIO PARA ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL: ATA SRP nº XXX/XXXX – Campus XXXXXXXXXXXXXXXXXXX”.
1.2.2. Registro no processo principal
1.2.2.1. “Deve-se registrar no campo “observação”:“REALIZADA A ABERTURA DE PROCESSO ACESSÓRIO A ESTE, Nº 23089.XXXXXX/XXXX-XX, REFERENTE AO ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL DA ATA SRP nº XXX/XXXX – Campus XXXXXXXXXXXXXXXXXXX”.
2. Processo acessório para liquidação e pagamento de despesas.
2.1. Registro no processo acessório
2.1.1. Deve-se registrar no campo “ASSUNTO”: “PROCESSO ACESSÓRIO PARA LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO - PREGÃO Nº XXX/XXX. (REF. PROC. PRINCIPAL Nº 23089.XXXXXX/XXXX-XX) - Campus XXXXXXXXXXXXXXX”.
2.2. Registro no processo principal
2.2.1. Deve-se registrar no campo “observação”:“ “REALIZADA A ABERTURA DE PROCESSO ACESSÓRIO A ESTE, Nº 23089.XXXXXX/XXXX-XX, REFERENTE À LIQUIDAÇÃO DE PAGAMENTO DE DESPESAS DO PREGÃO nº XXX/XXXX – Campus XXXXXXXXXXXXXXXXXXX”.